Varslingsrutiner Håp!
Dette er prosedyrene for varsling i Håp! Disse inneholder bakgrunn, definisjoner og opplysninger om hvordan man skal gå fram, samt hvilke rettigheter og forpliktelser varsler og varslingsmottaker har. Det inneholder også retningslinjer for hvordan drøfting av mistanker om forhold som kan utløse behov for varsling bør foregå.
Bakgrunn
Vedtektenes § 8 omtaler varsling:
§ 8.1 Varsling
Menigheten skal til enhver tid ha oppdaterte varslingsrutiner som inkluderer prosedyrer knyttet til oppfølging. Disse skal kunngjøres og gjøres tilgjengelig for menighetens medlemmer. For varsling mot pastoral ledelse og styret gjelder i tillegg prosedyrer angitt i § 8.2
§ 8.2 Mislighold og fratakelse av verv
1. Dersom et medlem av pastoral ledelse eller styret misligholder sitt verv, kan medlemmet fratas vervet. Det kan skje etter at menighetens ordinære prosedyrer for håndtering og oppfølging av varsler er gjennomført (jfr. § 8.1), og etter involvering av eksterne tilsynspersoner (angitt i § 6.2).
2. Dersom ingen ordinære prosedyrer fører fram, kan eksterne tilsynspersoner sammenkalle til ekstraordinært årsmøte for å fremme mistillitsforslag mot hele eller deler av pastoral ledelse eller styret. Tilsynspersonene må være omforent om dette. Varsel om møte og innkalling kan da skje på 14 dagers varsel. Mistillitsforslaget vedtas med alminnelig flertall.
3. Dersom eksterne tilsynspersoner ikke lenger har tillit i menigheten, skal den eller de det gjelder fratas vervet. Det skjer etter prosedyrer som følger prinsippene i § 8.2 – 1-2. Det er i dette tilfellet pastoral ledelse som fører saken og fremmer mistillitsforslag.
Hva kan utløse en varsling?
Dersom det i tilknytning til menigheten, privat eller offentlig, har forekommet, eller er mistanke om handlinger/oppførsel som innebærer:
- Fare for liv og helse – herunder trakassering; verbalt, digitalt og fysisk
- Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
- Myndighetsmisbruk
Hvorfor er varsling ønskelig?
- Avdekke ulovligheter
- Avdekke kritikkverdige forhold
- Ansvarliggjøre i forholdt til overtredelser
Hvem kan varsle?
- Ansatte i Håp!
- Frivillige medarbeidere i Håp!
- Medlemmer i Håp!
- Pårørende til berørte
Hvem kan man rådføre seg med ved mistanke?
- Ved mistanker om ulovlige/kritikkverdige/upassende handlinger eller oppførsel fra noen tilknyttet menigheten og behov for å drøfte saken;
➢ Be om samtale med nærmeste leder (alt etter hvem eller i hvilken sammenheng varselet gjelder)
o Huskirkeleder
o Pastoral teamleder
o Tjenesteleder
- Ved mistanker om ulovlige/kritikkverdige/upassende handlinger eller oppførsel fra nærmeste leder og behov for å drøfte saken;
➢ Be om samtale med en i pastoral ledelse
Hvem skal det varsles til?
- Ved behov for formelt varsel om overtredelse; etter varslets karakter, vil dette rettes til;
o Pastoral ledelse som hovedregel
o Styret dersom dette anses som mer formålstjenlig.
- Varsler kan gå direkte til eksterne tilsynspersoner dersom man anser forholdet alvorlig og man ikke har tillit til at styrende organer vil kunne gi en uhildet behandling av forholdet.
- Ved behov for formelt varsel om overtredelse fra en i pastoral ledelse eller styre, vil dette rettes til eksterne tilsynspersoner.
På hvilken måte kan du varsle?
- Skriftlig eller muntlig
o Skriftlig – e-post eller brev
o Telefon/personlig
- Mottaker av varsel, i alle former, plikter å behandle varselet konfidensielt (se under «oppfølging av varsling»)
- Det er i utgangspunktet ikke ønskelig med anonyme varslinger. Dersom det varsles anonymt og skriftlig vil det likevel gjøres undersøkelser i saken, men det vil begrense muligheten for oppfølging i stor grad.
- Varsler kan be om at ens navn holdes konfidensielt i forhold til den det varsles mot, og dette skal da etterkommes.
Hva bør varsel inneholde?
- Navn på varsler (Se for øvrig punkt over om anonyme varsler).
- Dato
- Tidsrom varselet gjelder
- Konkret beskrivelse av hva det varsles om
- Sted for handling
- Vitner
- Kjennskap til tidligere saker med samme person(er).
Oppfølging av varsling
- Mottaker har plikt til å følge opp, behandle varselet konfidensielt og bringe det videre i felles forståelse med varsler.
- Mottaker må gjøre vurderinger knyttet til alvorlighetsgrad, og vurdere om andre definerte varslingsmottakere må involveres:
o En eller flere fra utvidet pastoralt team som følger opp huskirkeledere
o En eller flere fra pastoral ledelse
- Tilbakemelding skal gis varsler så raskt som mulig om saksgang
- Dersom det er mulig, skal varsler informeres om utfall i saken.
- Dersom det er mistanke om brudd på norsk lov, plikter varslingsmottaker å vurdere politianmeldelse.
- Dersom en sak som involverer varsling samtidig er politianmeldt av varsler, så er saken i politiets hender. Varslingsmottaker har likevel plikt til å følge opp saken så langt det er mulig.
Hensynet til den det varsles mot
- Den det varsles mot må få muligheten til å komme med sin versjon
- Saken skal behandles konfidensielt så langt det er mulig, og det skal ikke involveres flere enn det som anses som nødvendig.
Sikkerhet for varsler
- Varslers identitet skal ikke gjøres kjent for den det varsles mot annet enn hvis det er absolutt nødvendig
- Varsler skal beskyttes mot «gjengjeldelse», være seg i form av utestengelse eller annen form for bevisst eller ubevisst sanksjonering.
Dokumentet «Retningslinjer for håndtering av seksuelle krenkelser» og tilhørende «veiledning for ansatte, frivillige og tillitsvalgte» fra Normisjon, Nms, Indremisjonsforbundet og Misjonssambandet legges til grunn for forståelsen og behandlingen av seksuelle krenkelser.
Kontaktliste for varsling:
Pastoral ledelse:
Hovedpastor Ketil Fagervik, ketil@kirkenhaap.no , tlf. 41160725
Styre:
Styreleder Edgar Kallestad, edgar.kallestad@gmail.com , 90199299
Eksterne tilsynspersoner:
Solveig Andersen Tveitereid, solveig@storsalen.no , 40630600
Egil Elling Ellingsen, egil@imikirken.no